Administrative Assistant (Experienced)

Administrative Assistant (Experienced)

- - - - - - - - - - - -

REZULTATE CHEIE ASTEPTATE Oferă asistență echipei: • Gestionează toate solicitările membrilor echipei în timp util și în funcție de prioritate, sau redirecționează tratarea acestora, după caz (de exemplu, oferă asistență pentru deplasări și cheltuieli de deplasare, soluționarea diverselor probleme, asigură accesul in incinta locației sau sectorului pe baza de legitimație...) • Gestionează sarcinile de administrare a personalului: înregistrări în sistem și alte sarcini specifice, respectând termenele limită (absențe (cu excepția concediilor), vizite medicale, fișe de transfer, instructaje obligatorii, primirea noilor angajați, plecări etc.) • Gestionează accesul la echipamente și rețele informatice la sosirea și plecarea membrilor echipei. • Organizează ședințele recurente ale entității (planificare și logistică) și alte întâlniri la cererea membrilor echipei (opțional): respectă termenele limită planificate, organizează și rezervă sălile de ședință necesare, trimite invitații participanților, transmite agenda și locul de desfășurare). • Este responsabil(ă) de elaborarea minutelor pentru fiecare ședință. (Opțional). • Organizează deplasările managerului (logistică) utilizând sistemele informatice specifice. (Opțional). • Aplică regulile de arhivare și clasificare a documentelor (confidențialitate și păstrare) și instruiește echipa. • Gestionează arhivarea documentelor legale. Gestionarea achizițiilor entității: • Gestionează achizițiile (comenzi și ordine de achiziție) din perimetrul său prin intermediul sistemelor informatice avute la dispoziție, în funcție de nevoile specifice și solicitările primite. • Gestionează ordinele de achiziție și redirecționează facturile fără ordin de achiziție către serviciile externe. • Aplică regulile procesului de achiziție și instruiește echipa. • Validează facturile care nu au ordin de achiziție. (Opțional). • Monitorizează bugetul pentru achiziții externe (consumabile, furnizori...). (Opțional). Transmitere de informații: • Transmite informațiile necesare bunei funcționări a entității: distribuie la timp informațiile, prin intermediul managerului și/sau prin e-mail, folosind listele de distribuție corespunzătoare și/sau asigură actualizarea informațiilor afișate la avizier atunci când este nevoie. • Distribuie notele informative în cadrul entității și al Grupului. • Elaborează notele informative pentru entitate. (Opțional). • Actualizează diferitele repertuare (liste de distribuție, organigrame…). Servicii de primire și asigurarea imaginii structurii din care face parte: • Primește vizitatorii sau interacționează telefonic cu diferiți interlocutori (din alte entitați ale companiei sau din extern), îi redirecționează și oferă răspunsuri adaptate nevoilor.